Informativa sulla Privacy ai sensi dell’art. 13 del D. Lgs. 196/2003 e dell’articolo 13 del Regolamento UE n. 2016/679.

Ultimo aggiornamento: 10 Maggio 2021

La missione di HQVillage è aiutare a stabilire connessioni tra le persone e promuovere un modo di vivere e lavorare sano e improntato ad un contatto fra le persone in luoghi utili agli smartworker e nomadi digitali. In breve, desideriamo creare un mondo in cui chiunque possa scegliere da dove lavorare, ovunque. Siamo una community fondata sulla fiducia. Una parte fondamentale del guadagnare tale fiducia consiste nell’essere chiari su come utilizziamo le tue informazioni e nel proteggere il tuo diritto umano alla privacy.

La presente Informativa sulla privacy descrive il modo in cui HQVILLAGE SB SRL in qualità di Società proprietaria di HQVillage e le sue affiliate (“noi“, “ci” o “HQVillage“) trattano i dati personali che raccogliamo attraverso la Piattaforma HQVillage. In base a dove vivi e al tipo di attività che svolgi sulla Piattaforma HQVillage, potrebbero applicarsi diverse condizioni, in tal caso potrai seguire i link dedicati o chiederci maggiori informazioni direttamente. 

 

IMPORTANTI INFORMAZIONI AGGIUNTIVE

Al di fuori degli Stati Uniti. Se risiedi al di fuori degli Stati Uniti, ad esempio nello Spazio economico europeo (“SEE“) leggi la Sezione dedicata “Al di fuori degli Stati Uniti” per conoscere (i) il titolare (o i titolari) del trattamento dei tuoi dati personali; (ii) le basi giuridiche, fra cui i legittimi interessi, per la raccolta e il trattamento delle tue informazioni personali (iii), le garanzie su cui ci basiamo per trasferire le tue informazioni personali al di fuori dello SEE; (iv) i tuoi diritti, e (v) i dati di contatto del titolare (o dei titolari) del trattamento e del Responsabile della protezione dei dati.

Clienti Azienda e HQVillage for Work. Se utilizzi i nostri servizi aziendali o hai collegato il tuo account a un cliente Azienda, leggi la Sezione dedicata “Clienti Azienda” per informazioni specifiche sulla privacy a te applicabili.

 

Sommario

1. Definizioni
2. Oggetto
3. Titolare del trattamento
4. Finalità del trattamento
5. Informazioni personali che raccogliamo 
6. Come utilizziamo i dati che raccogliamo
7. Condivisione e divulgazione
8. Altre informazioni importanti
9. I tuoi diritti
10. Sicurezza
11. Modifiche alla presente informativa sulla Privacy
12. Informazioni di contatto e soggetti responsabili di HQVillage

 

4. Modalità di trattamento e conservazione
5. Periodo di conservazione dei dati
6. Ambito di comunicazione e diffusione
7. Trasferimento dei dati personali
8. Categorie particolari di dati personali
9. Esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione
10. Diritti dell’interessato

 

1. DEFINIZIONI

I termini che non vengono definiti nella presente Informativa sulla privacy hanno lo stesso significato descritto nei nostri “Termini del servizio” (“Termini“).

 

2. OGGETTO

Ai sensi dell’art. 13 del D. Lgs. 196/2003 (di seguito anche “Codice Privacy”) e dell’art. 13 del Regolamento UE n. 2016/679 (di seguito anche “GDPR 2016/679”), recante disposizioni a tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali, desideriamo informarti che i dati personali da te forniti formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra richiamata e degli obblighi di riservatezza cui è tenuta la società HQVILLAGE SB SRL con sede in Pontedera (PI) – Via Giordano Bruno 21.

 

3. Responsabile della protezione dei dati (DPO)

Il responsabile della protezione dei dati per la società HQVILLAGE SB SRL con sede in Pontedera (PI) – Via Giordano Bruno 21 è il Dott. Alessio Balsini: dpo@well-fare.cloud.

 

4. Finalità del trattamento

 

HQVILLAGE SB SRL sviluppa e gestisce la piattaforma HQVillage accessibile da dispositivi mobili, come smartphone, tablet, ma anche da pc personali e ogni altro device compatibile con la navigazione web. L’utilizzo della piattaforma avviene esclusivamente attraverso il link www.hqvillage.com. WELL-FARE intende offrire ai propri Clienti/Utenti un servizio di comunicazione fra Utenti ed accesso alla Community/Network di Utenti ed attività commerciali.

La piattaforma HQVillage ha al suo interno varie funzionalità (dette anche “Servizi”) tra cui, a titolo esemplificativo, selezione delle mete HQVillage, immobili dedicati a smartworker e nomadi digitali, servizi di auto-screening territoriale per la Pubblica Amministrazione, servizi di auto-screening per l’Host, servizi per l’HR e il Welfare Manager di Aziende, promozione di servizi di terzi Partner del progetto HQVillage.

 

I dati da te forniti verranno utilizzati allo scopo e per il fine di rendere fruibili tali servizi, nonché specificatamente per le seguenti attività:

1. a) esecuzione, adempimento, gestione e tutela del contratto;
2. b) analisi statistiche interne;
3. c) attività di marketing attraverso l’invio di materiale promozionale e pubblicitario inerente prodotti o servizi;

 

5. INFORMAZIONI PERSONALI CHE RACCOGLIAMO

5.1 Informazioni necessarie per l’utilizzo della Piattaforma HQVillage.

Raccogliamo informazioni personali su di te quando utilizzi la Piattaforma HQVillage. Senza questi dati, potremmo non essere in grado di fornirti tutti i servizi richiesti. Queste informazioni includono:

• Informazioni di contatto, Account, Informazioni sul profilo. Quali nome, cognome, numero di telefono, indirizzo postale, indirizzo email, data di nascita e foto del profilo, alcuni dei quali dipenderanno dalle funzionalità che utilizzi.
• Informazioni sul tuo lavoro e titoli di studio. Quali categoria professionale, settore lavorativo, titolo di studio, lingue parlate, alcuni dei quali dipenderanno dalle funzionalità che utilizzi.
• Informazioni su bisogni personali e familiari. Quali bisogni esperenziali, con chi viaggi, dati quantitativi di quanti compagni di viaggio avrai, fasce d’età dei tuoi compagni di viaggio, alcuni dei quali dipenderanno dalle funzionalità che utilizzi.
• Verifica dell’identità e dati di pagamento. Quali la foto del tuo documento d’identità (se consentito dalla legge applicabile), il numero del tuo documento d’identità o altre informazioni di verifica, il conto bancario o i dati del conto di pagamento.

5.2 Le informazioni facoltative che potresti fornirci.

Puoi scegliere di fornirci dati personali aggiuntivi. Queste informazioni possono includere:

• Informazioni aggiuntive sul profilo. Quali il genere, le lingue preferite, città e una descrizione personale. Come indicato nelle impostazioni del tuo Account, alcuni di questi dati fanno parte della tua pagina pubblica del profilo e saranno visibili agli altri.
• Altre informazioni. Ad esempio quando compili un modulo, aggiorni o aggiungi informazioni al tuo account, rispondi a sondaggi, pubblichi contenuti nei forum della community, partecipi a promozioni, comunichi con il nostro personale del servizio clienti e altri Membri o condividi la tua esperienza con noi. Ciò può includere informazioni sanitarie, se scegli di condividerle con noi.

5.3 Informazioni che raccogliamo automaticamente dall’uso della Piattaforma HQVillage e dei Servizi di Pagamento.

Quando utilizzi la Piattaforma HQVillage e i Servizi di Pagamento, raccogliamo automaticamente informazioni personali. Queste informazioni possono includere:

• Informazioni sulla geolocalizzazione. Quali la posizione precisa o approssimativa determinata dal tuo indirizzo IP oppure dal GPS del tuo dispositivo mobile, a seconda delle tue impostazioni.
• Informazioni sull’utilizzo. Quali le pagine o i contenuti che visualizzi, le tue ricerche di Annunci, le prenotazioni effettuate e altre azioni compiute sulla Piattaforma HQVillage.
• Dati di log e informazioni sul dispositivo. Quali informazioni su come hai utilizzato la Piattaforma HQVillage (inclusi collegamenti ad applicazioni di terze parti su cui hai cliccato), indirizzo IP, data e ora di accesso, informazioni su hardware e software, informazioni sul dispositivo, informazioni sugli eventi riguardanti il dispositivo, identificativi unici, dati di crash, cookie, e le pagine da te visualizzate prima o dopo l’utilizzo della Piattaforma HQVillage. Possiamo raccogliere queste informazioni anche se non hai creato un account HQVillage o non hai effettuato l’accesso.
• Cookie e tecnologie simili come descritto nella nostra Sezione “Informativa sui Cookie”
• Dati della transazione di pagamento. Quali gli strumenti di pagamento utilizzati, la data e l’ora, gli importi pagati, la scadenza dello strumento di pagamento e l’indirizzo di fatturazione, l’indirizzo email collegato al conto PayPal, l’IBAN, il tuo indirizzo e altri dettagli relativi alla transazione.

5.4 Informazioni personali che raccogliamo da terze parti.

Raccogliamo informazioni personali da altre fonti, quali:

• Servizi di terzi. Se ti colleghi, ti connetti o accedi alla Piattaforma HQVillage con un servizio di terzi (ad es. Google, Facebook, WeChat), stai ordinando a tale strumento di inviarci informazioni quali, ad esempio, dati di registrazione, lista degli amici e informazioni del profilo di cui il titolare del trattamento è tale servizio o in quanto da te autorizzato mediante le impostazioni sulla privacy di tale servizio.
• Informazioni generali. Per i Membri negli Stati Uniti, nella misura consentita dalle leggi applicabili, possiamo ottenere informazioni da registri pubblici relativamente a precedenti condanne penali o iscrizioni come autore di reati a sfondo sessuale. Per i Membri al di fuori degli Stati Uniti, nella misura consentita dalle leggi applicabili e dietro tuo consenso quando previsto, possiamo ottenere la versione locale dei controlli di polizia, dei precedenti penali o degli autori di reati sessuali registrati. Potremmo utilizzare le tue informazioni, incluso il tuo nome completo e la data di nascita, per ottenere tali segnalazioni.
• Inviti a utilizzare i Prodotti Azienda e gestione dell’account. Le organizzazioni che utilizzano i nostri prodotti Azienda possono inviare informazioni personali per facilitare la gestione degli account e gli inviti a utilizzare i prodotti aziendali.
• Invitati e compagni di viaggio. Se sei invitato alla Piattaforma HQVillage come compagno di viaggio, la persona che ti ha invitato può inviare informazioni personali su di te come il tuo indirizzo email o altre informazioni di recapito.
• Altre fonti. Nella misura consentita dalle leggi applicabili, possiamo ricevere ulteriori informazioni che ti riguardano, tra cui, ad esempio, referenze, dati demografici o informazioni che contribuiscano a rilevare frodi e questioni di sicurezza, da fornitori di servizi e/o partner terzi e combinarle con le informazioni in nostro possesso su di te. Ad esempio, potremmo ricevere risultati di un controllo dei precedenti personali o avvisi antifrode da fornitori di servizi di verifica dell’identità, per utilizzarli nell’ambito dei nostri sforzi di prevenzione delle frodi e di valutazione dei rischi. Possiamo ricevere informazioni riguardo a te e alle tue attività sulla Piattaforma HQVillage o al di fuori della stessa oppure riguardo alle tue esperienze e interazioni dai nostri partner. Potremmo ricevere informazioni sanitarie, tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, informazioni sanitarie relative a malattie contagiose.

6. COME UTILIZZIAMO I DATI CHE RACCOGLIAMO

6.1 Fornire, migliorare e sviluppare la Piattaforma HQVillage. Utilizziamo le informazioni personali per:

• Consentirti di accedere alla Piattaforma HQVillage ed effettuare e ricevere pagamenti.
• Consentirti di comunicare con altri Membri.
• Eseguire analisi, debug e condurre ricerche.
• Fornire assistenza clienti.
• Inviare messaggi, aggiornamenti, avvisi di protezione e notifiche di account.
• Se ci fornisci le informazioni dei tuoi contatti come i tuoi amici o i tuoi compagni di viaggio, possiamo trattare tali informazioni: (i) per facilitare l’invio di inviti ad altri utenti, (ii) per condividere i dettagli del tuo viaggio e facilitare la pianificazione del viaggio, (iii) per il rilevamento e la prevenzione delle frodi e (iv) per facilitare l’invio delle tue richieste o per qualsiasi altro scopo da te autorizzato.
• personalizzare e creare un’esperienza su misura, in base alle tue interazioni con la Piattaforma HQVillage, la tua cronologia di ricerca e di prenotazione, le tue informazioni e preferenze del profilo e altri contenuti che invii.
• Consentire l’utilizzo dei nostri prodotti aziendali.

6.2 Creare e mantenere un ambiente affidabile e più sicuro. Utilizziamo le informazioni personali per:

• Rilevare e prevenire frodi, spam, abusi, incidenti di sicurezza e di protezione e altre attività dannose.
• Studiare e contrastare le discriminazioni coerentemente con la nostra politica antidiscriminatoria.
• Svolgere indagini di sicurezza e valutazioni dei rischi.
• Verificare o autenticare le informazioni da te fornite.
• Effettuare controlli incrociati con banche dati e altre fonti di informazione, compresi controlli sui precedenti personali o controlli di polizia.
• Adempiere ai nostri obblighi legali, proteggere la salute e il benessere dei nostri Ospiti, Host, dipendenti degli Host e membri del pubblico.
• Risolvere le controversie con i nostri Membri.
• Far rispettare i nostri accordi con terze parti.
• Rispettare la legge, riscontrare le richieste di autorità pubbliche, prevenire i danni e proteggere i nostri diritti.
• Far rispettare i nostri “Termini” e le altre politiche.
• In connessione con le attività sopra descritte, potremmo eseguire profilazioni basate sulle tue interazioni con la Piattaforma HQVillage, sui dati del tuo profilo, su altri contenuti che invii a HQVillage e su informazioni ottenute da terzi. In casi limitati, processi automatici possono limitare o sospendere l’accesso alla Piattaforma HQVillage qualora tali processi rilevassero attività potenzialmente rischiose per la sicurezza di HQVillage, della nostra comunità o di terze parti. Se intendi contestare la decisione basata sul processo automatizzato, ti invitiamo a contattarci tramite la sezione “Informazioni di Contatto” di seguito.

6.3 Fornire, personalizzare, misurare e migliorare la nostra pubblicità e il nostro marketing. Possiamo utilizzare le informazioni personali per:

• Inviarti messaggi promozionali, informazioni di marketing, pubblicità e altre informazioni che possono essere di tuo interesse in base alle tue preferenze, e pubblicità sui social media tramite le piattaforme dei social network.
• Personalizzare, misurare e migliorare la nostra pubblicità, misurare e migliorare la nostra pubblicità.
• Amministrare programmi di invito, premi, sondaggi, lotterie, concorsi o altre attività promozionali o eventi sponsorizzati o gestiti da HQVillage o dai suoi partner terzi.
• Analizzare le caratteristiche e le preferenze per inviarti messaggi promozionali, informazioni di marketing, pubblicità e altre informazioni che riteniamo possano interessarti.
• Invitarti a eventi e opportunità rilevanti.

6.4 Fornire servizi di pagamento. Le informazioni personali sono utilizzate per consentire o autorizzare terzi a utilizzare i Servizi di Pagamento:

• Rilevare e prevenire attività di riciclaggio di denaro, frodi, abusi, incidenti di sicurezza.
• Svolgere indagini di sicurezza e valutazioni dei rischi.
• Conformarsi agli obblighi legali (come le norme antiriciclaggio).
• Garantire l’applicazione dei “Termini di pagamento” e delle altre politiche di pagamento.
• Con il tuo consenso, inviarti messaggi promozionali, informazioni di marketing, pubblicità e altre informazioni che possono essere di tuo interesse in base alle tue preferenze.
• Fornire e migliorare i Servizi di pagamento.

7. CONDIVISIONE E DIVULGAZIONE

7.1 Condivisione con il tuo consenso o secondo le tue indicazioni.

Laddove tu abbia dato il tuo consenso, condividiamo i tuoi dati come descritto nel momento in cui abbiamo ottenuto il tuo consenso, ad esempio quando autorizzi un’applicazione o un sito web di terze parti ad accedere al tuo account HQVillage o quando partecipi ad attività promozionali condotte da partner di HQVillage o terze parti.

Laddove consentito ai sensi della legge applicabile, potremmo utilizzare alcune informazioni su di te, come il tuo indirizzo email, renderle anonime e condividerle con piattaforme di social media, per generare lead, guidare il traffico verso HQVillage o promuovere in altro modo i nostri prodotti e servizi.

7.2 Condivisione tra membri.

Per facilitare le prenotazioni o altre interazioni tra i Membri, potremmo dover condividere alcune informazioni quali:

• Quando viene effettuata una richiesta di prenotazione o viene inviata una contestazione, alcune informazioni potrebbero essere condivise tra Ospiti e Host, come ad esempio profilo, nome, nomi di eventuali Ospiti aggiuntivi, cronologia delle cancellazioni, informazioni sulle recensioni, età dell’ospite (se non vietato dalla legge applicabile), esito della contestazione (se applicabile) e altre informazioni che hai scelto di condividere e inviare. Quando una prenotazione è confermata, vengono divulgate informazioni aggiuntive per facilitare il coordinamento del viaggio: fra queste, il tuo numero di telefono e la foto di profilo. Quando in qualità di Host hai una prenotazione confermata, alcuni dati verranno condivisi con l’Ospite (e gli eventuali Ospiti aggiuntivi invitati, se pertinente) per gestire la prenotazione, tra cui, ad esempio, il tuo profilo, nome e cognome, numero di telefono e indirizzo dell’Alloggio.
• Quando, in qualità di Host, inviti un altro Membro a diventare un Co-Host, autorizzi il Co-Host ad accedere e aggiornare i tuoi dati e Contenuti dei Membri, ivi comprese, a titolo esemplificativo e non esaustivo, alcune informazioni quali il tuo nome e cognome, numero di telefono, indirizzo dell’Alloggio, calendario, informazioni dell’Annuncio, foto dell’Annuncio e indirizzo email.
• Quando, in qualità di Ospite, inviti altri Ospiti ad una prenotazione, il tuo nome e cognome, le date di viaggio, il nome dell’Host, i dettagli dell’Annuncio, l’indirizzo dell’Alloggio e altre informazioni rilevanti saranno condivise con ogni Ospite aggiuntivo.

7.3 Informazioni da te pubblicate in Profili, Annunci e altre informazioni pubbliche.

Puoi rendere visibili al pubblico determinate informazioni, quali:

• La pagina del tuo profilo pubblico, che include la tua foto del profilo, il nome, la descrizione e la città.
• Le pagine dell’Annuncio che includono informazioni quali la descrizione della posizione approssimativa o precisa dell’Annuncio o dell’Esperienza, la disponibilità di calendario, la foto del profilo, informazioni aggregate sulla domanda (ad es. il numero di visualizzazioni in un determinato periodo) e qualsiasi ulteriore informazione che hai scelto di condividere.
• Recensioni, valutazioni e altri feedback pubblici.
• Contenuti in una community o forum di discussione, blog o post su social media.

Possiamo mostrare parti del tuo profilo pubblico e altri Contenuti che metti a disposizione del pubblico, come i dettagli dell’Annuncio su siti, piattaforme e app di terze parti.

I dati condivisi pubblicamente dall’utente sulla Piattaforma HQVillage possono essere indicizzati da motori di ricerca di terzi. In alcuni casi, è possibile effettuare la disabilitazione (opt-out) da questa funzionalità nelle impostazioni del tuo Account.

7.4 Fornitori di Servizi dell’Host.

Gli Host possono utilizzare servizi di terzi affinché li assistano nella gestione o fornitura dei loro servizi, quali, ad esempio, fornitori di servizi di pulizia o di accesso. Gli Host possono utilizzare le funzionalità disponibili sulla Piattaforma HQVillage per condividere informazioni riguardo all’Ospite (ad es. le date di check-in e check-out, il nome e il numero di telefono dell’Ospite) con tali terzi fornitori di servizi.

7.5 Conformità alla legge, riscontro alle richieste di autorità pubbliche, prevenzione dei danni e protezione dei nostri diritti.

Possiamo divulgare le tue informazioni a tribunali, forze dell’ordine o autorità governative o pubbliche, ad autorità fiscali, oppure a parti terze autorizzate, se e nella misura in cui siamo tenuti o autorizzati a farlo per legge o se tale divulgazione è ragionevolmente necessaria: (i) per assolvere ai nostri obblighi legali, (ii) per conformarsi a una valida richiesta legale o per rispondere a rivendicazioni effettuate nei confronti di HQVillage, (iii) per dar seguito una valida richiesta legale relativa a un’indagine penale o a una presunta o supposta attività illecita o a qualsiasi altra attività suscettibile di esporre noi, te stesso o qualsiasi altro nostro utente a responsabilità previste da leggi o regolamenti, (iv) per gestire e far rispettare i nostri accordi con i Membri, (v) per proteggere i diritti, le proprietà o la sicurezza personale di HQVillage, dei suoi dipendenti, dei suoi Membri o del pubblico in generale. Ad esempio, se consentito dalle precedenti circostanze, le informazioni fiscali dell’Host possono essere condivise con le autorità fiscali o altre agenzie governative.

Ove opportuno, possiamo informare i Membri circa le richieste delle forze dell’ordine, a meno che: (i) fornire tale informazione sia vietato dalla procedura legale applicabile, in base a un ordine ricevuto da un tribunale o ai sensi di legge, o (ii) riteniamo che l’avviso sia inutile o inefficace, crei un rischio di lesioni o danni fisici a un individuo o a un gruppo di individui o crei o aumenti un rischio di frode nei confronti di HQVillage, i suoi Membri, o espone HQVillage ad accuse di intralcio alla giustizia.

Nei paesi in cui HQVillage facilita la raccolta e il versamento di Imposte, laddove consentito dalla legge applicabile, possiamo comunicare informazioni che riguardano gli Host e gli Ospiti relative alle loro transazioni, prenotazioni, Alloggi e Imposte di Soggiorno alle autorità fiscali competenti; tali dati possono includere il nome dell’Host o dell’Ospite, gli indirizzi degli Annunci, le date e gli importi delle transazioni, i codici di identificazione fiscale, l’importo delle imposte ricevute (o dovute) dagli Host da parte degli Ospiti e le informazioni di contatto.

Nei paesi in cui HQVillage facilita o richiede una registrazione, notifica, permesso o licenza dell’Host presso un’autorità governativa locale attraverso HQVillage in conformità con tale legge locale, potremmo condividere informazioni sugli Host partecipanti – come nome, cognome e dati di contatto dell’Host, indirizzo dell’Alloggio, codici di identificazione fiscale, dettagli dell’Annuncio e numero di notti prenotate – con l’autorità incaricata, sia durante tale procedura che a intervalli di tempo periodici.

7.6 Programmi con staff e proprietari.

Possiamo condividere le informazioni personali degli Host e degli Ospiti, come le informazioni sulle prenotazioni, e le informazioni relative al rispetto delle leggi applicabili, come le leggi sugli affitti a breve termine, con proprietari, società di gestione e/o proprietari di alloggi (lo “Staff dell’Alloggio“), al fine di facilitare la programmazione con lo Staff dell’Alloggio. Ad esempio, la prenotazione degli ospiti e le informazioni personali, comprese le informazioni di contatto degli ospiti, possono essere condivise con lo Staff dell’Alloggio dell’edificio, del complesso o della comunità in cui un Host vive e/o è situato l’alloggio, al fine di facilitare i servizi di hosting, il rispetto della legge applicabile, la sicurezza, la fatturazione e gli altri servizi.

7.7 Dati di Host forniti a Clienti Aziende.

Se una prenotazione è indicata come essere realizzata per motivi di lavoro da un’Azienda e (1) è effettuata da un Ospite affiliato ad un’Azienda, (2) l’Azienda è iscritta a HQVillage, possiamo divulgare informazioni relative alla prenotazione all’Azienda, quali, ad esempio, il nome dell’Host, l’indirizzo dell’Alloggio, le date della prenotazione, i dettagli dell’Alloggio ecc., nella misura necessaria all’adeguata esecuzione del contratto stipulato tra HQVillage e l’Azienda e all’erogazione dei servizi. Su richiesta dell’Azienda o dell’Ospite possiamo inoltre condividere tali informazioni con terzi ingaggiati dalla stessa per fornire servizi di supporto.

7.8 Fornitori di Servizi.

Condividiamo le informazioni personali con fornitori di servizi affiliati e non affiliati per aiutarci a gestire la nostra attività, inclusi i fornitori di servizi che ci aiutano a: (i) verificare la tua identità o i tuoi documenti d’identità, (ii) verificare le informazioni confrontandole con database pubblici, (iii) condurre controlli su precedenti penali, per prevenzione delle frodi e valutazione del rischio (iv) fornire servizi di sviluppo dei prodotti, manutenzione e assistenza tecnica, (v) permettere la fornitura dei Servizi HQVillage attraverso piattaforme e software di terzi (ad esempio attraverso l’integrazione con nostre API), o (vi) fornire servizi di assistenza clienti, pubblicitari o di pagamento o (vii) trattare, gestire o stimare richieste di indennizzo o altre richieste di analoga natura, o (viii) agevolare le attività no-profit e di beneficienza coerenti con la missione di HQVillage. Questi fornitori sono contrattualmente vincolati a proteggere le tue informazioni personali, alle quali hanno accesso per svolgere queste attività.

7.9 Cessioni aziendali.

Qualora HQVillage intraprendesse o fosse coinvolta in qualsiasi operazione di fusione, acquisizione, riorganizzazione, cessione di azienda o procedura fallimentare o concorsuale, potrebbe vendere, trasferire o condividere alcuni o tutti i propri asset, compresi i tuoi dati, in relazione o in conseguenza di tale transazione (es. in fase di due diligence). In questo caso, ti avviseremo prima che le tue informazioni personali vengano trasferite e diventino soggette a una diversa informativa sulla privacy.

7.10 Società facenti parte del gruppo.

Per permetterci o assisterci nel fornire, integrare, promuovere e migliorare la Piattaforma HQVillage, i Servizi di Pagamento e i servizi dei nostri affiliati, potremmo condividere le informazioni personali all’interno del nostro gruppo societario con società che sono collegate da proprietà o controllo comuni. 

8. ALTRE INFORMAZIONI IMPORTANTI

8.1 Analisi delle tue comunicazioni.

Potremmo esaminare, scansionare o analizzare le tue comunicazioni sulla Piattaforma HQVillage per i motivi descritti nella sezione “Come utilizziamo i dati che raccogliamo” di questa informativa, tra cui per finalità di prevenzione delle frodi, valutazione del rischio, adempimenti imposti dalla normativa vigente, indagine, sviluppo del prodotto, ricerca, analisi, l’applicazione dei nostri “Termini” e assistenza alla clientela. Ad esempio, nell’ambito delle nostre attività di prevenzione delle frodi, possiamo scansionare e analizzare i messaggi per nascondere informazioni di contatto e riferimenti ad altri siti. In alcuni casi, possiamo anche scansionare, rivedere o analizzare messaggi per effettuare il debug, migliorare e ampliare l’offerta di prodotto. Utilizzeremo metodi automatizzati quando ragionevolmente possibile. Tuttavia, occasionalmente potremmo dover controllare manualmente alcune comunicazioni, tra cui, ad esempio, per indagini antifrode e per l’assistenza clienti o per valutare e migliorare la funzionalità di tali strumenti automatizzati. Non esamineremo, osserveremo o analizzeremo le tue comunicazioni tramite messaggistica per inviarti messaggi di marketing di terze parti e non venderemo recensioni o analisi di tali comunicazioni.

8.2 Collegamento con Account di terzi.

Puoi collegare il tuo account HQVillage a determinati servizi di terze parti come i social network. I tuoi contatti su tali servizi di terzi sono indicati come “Amici”. Quando richiedi la condivisione dei dati creando questo collegamento:

• alcune delle informazioni che ci fornisci tramite la connessione dei tuoi account potrebbero essere pubblicate sul tuo profilo pubblico;
• le tue attività sulla Piattaforma HQVillage potrebbero essere visualizzate dai tuoi Amici sulla Piattaforma HQVillage e/o su tale sito di terzi;
• un link al tuo profilo pubblico su tale servizio di terzi può essere incluso nel tuo profilo pubblico di HQVillage;
• altri utenti di HQVillage possono essere in grado di visualizzare gli eventuali Amici che hai in comune con loro, o il fatto che sei Amico dei loro Amici, ove applicabile;
• altri utenti di HQVillage possono essere in grado di visualizzare le scuole, la città di provenienza o altri gruppi che hai in comune con loro come riportati nei tuoi servizi di social networking connessi;
• le informazioni che ci fornisci tramite il collegamento dei tuoi account possono essere archiviate, elaborate e trasmesse ai fini della prevenzione delle frodi e della valutazione dei rischi;
• la pubblicazione e la visualizzazione delle informazioni fornite alla Piattaforma HQVillage tramite questo collegamento è soggetta a una qualsiasi delle tue impostazioni e autorizzazioni sulla Piattaforma HQVillage e sul servizio di terze parti.

8.3 Partner terzi e integrazioni.

Parti di HQVillage possono essere collegate a servizi di terze parti, non di proprietà né controllati da HQVillage, come Google Maps/Earth. L’utilizzo di questi servizi è soggetto all’informativa sulla privacy di tali fornitori, come i Termini di utilizzo aggiuntivi di Google Maps/Earth, l’Informativa sulla privacy di Google (consulta questa pagina per ulteriori informazioni su come Google utilizza le informazioni), e l’Informativa sulla privacy di Citi. HQVillage non possiede o controlla tali terzi e quando interagisci con loro stai fornendo loro le tue informazioni.

9. I TUOI DIRITTI

In conformità con la legge applicabile, puoi esercitare ogni diritto descritto in questa sezione. Per maggiori informazioni sulle richieste degli interessati e su come inviarle, scrivi a dpo@well-fare.cloud. Ti ricordiamo che potremmo chiederti di verificare la tua identità e la tua richiesta prima di intraprendere ulteriori azioni in base a quest’ultima.

In ogni momento, Lei potrà esercitare, ai sensi dell’art. 7 del D.Lgs. 196/2003 e degli articoli dal 15 al 22 del Regolamento UE n. 2016/679, il diritto di:

1. a) chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali;
2. b) ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;
3. c) ottenere la rettifica e la cancellazione dei dati; 
4. d) ottenere la limitazione del trattamento;
5. e) ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti; 
6. f) opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto; 
7. g) opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione, salvo quanto previsto all’art. 9 della presente informativa;
8. h) chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati;
9. i) revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
10. j) proporre reclamo a un’autorità di controllo.

Può esercitare i Suoi diritti con richiesta scritta inviata alla società HQVILLAGE SB SRL con sede in Pontedera (PI) – Via Giordano Bruno 21, ovvero via email all’indirizzo del Titolare del trattamento luca.piras@well-fare.cloud o al dpo@well-fare.cloud .

9.1 Gestione dei dati.

Puoi accedere e aggiornare alcune tue informazioni personali dalle impostazioni del tuo Account. Se hai collegato il tuo Account HQVillage a un’applicazione di terzi, come Facebook o Google, puoi modificare le impostazioni e scollegarti da tale servizio dalle impostazioni del tuo Account. Sei responsabile dell’aggiornamento delle tue informazioni personali.

9.2 Portabilità e accesso ai dati.

In alcuni Paesi, la legge applicabile può conferirti il diritto di richiedere copie delle tue informazioni personali o informazioni su come gestiamo le tue informazioni personali, di richiedere copie di informazioni personali che ci hai fornito in un formato strutturato, comunemente usato e leggibile elettronicamente, e/o di richiederci di trasmettere tali informazioni a un altro fornitore di servizi (laddove tecnicamente fattibile).

9.3 Cancellazione dei dati.

In alcuni Paesi, puoi richiedere la cancellazione delle tue informazioni personali. Ti ricordiamo che se decidi di richiedere la cancellazione delle tue informazioni personali:

• Possiamo conservare le tue informazioni personali in quanto necessarie per i nostri legittimi interessi commerciali, come la prevenzione del riciclaggio di denaro, l’individuazione e la prevenzione delle frodi e il miglioramento della sicurezza. Per esempio, se sospendiamo un Account HQVillage per frode o motivi di sicurezza, potremmo conservare alcune informazioni di quell’account per evitare che in futuro lo stesso Membro possa aprire un nuovo Account HQVillage.
• Possiamo conservare e utilizzare le tue informazioni personali nella misura necessaria per adempiere ai nostri obblighi legali. Per esempio, HQVillage potrebbe conservare le tue informazioni per obblighi di natura fiscale, di segnalazione legale e ispettivi.
• Le informazioni che hai condiviso con altri (come le recensioni degli Annunci, i post sul forum) potrebbero continuare a essere pubblicamente visibili su HQVillage, anche dopo la cancellazione del tuo Account HQVillage. Tuttavia, l’attribuzione alla tua persona di tali informazioni verrà rimossa. Alcune copie delle tue informazioni (ad esempio i registri di log) rimarranno nel nostro database, ma sono dissociate da dati che consentono l’identificazione personale.
• Poiché adottiamo misure contro la perdita o la distruzione di dati accidentale o intenzionale, copie residue delle tue informazioni personali potrebbero non essere rimosse dai nostri sistemi di backup per un periodo di tempo limitato.

10. SICUREZZA

Sebbene nessuna organizzazione possa garantire l’assoluta sicurezza, miglioriamo e aggiorniamo continuamente le misure di sicurezza amministrative, tecniche e fisiche per proteggere le tue informazioni da accessi, perdite, cancellazioni o alterazioni non autorizzati.

11. MODIFICHE ALLA PRESENTE INFORMATIVA SULLA PRIVACY

Ci riserviamo il diritto di modificare la presente Informativa sulla privacy in qualsiasi momento, conformemente alla legge applicabile. In tal caso, pubblicheremo la nuova Informativa sulla privacy e aggiorneremo la data “Ultimo aggiornamento” in cima a essa. In caso di modifiche sostanziali, ti daremo inoltre avviso delle modifiche apportate tramite email almeno trenta (30) giorni prima della data di entrata in vigore delle stesse. Se non sei d’accordo con l’Informativa sulla privacy aggiornata, puoi cancellare il tuo Account. Qualora non cancellassi il tuo Account prima della data di entrata in vigore dell’Informativa sulla privacy aggiornata, l’accesso o l’utilizzo continuato della Piattaforma HQVillage da parte tua sarà soggetto all’Informativa sulla privacy come modificata.

12. INFORMAZIONI DI CONTATTO E SOGGETTI RESPONSABILI DI HQVILLAGE

Per domande o reclami sulla presente Informativa sulla privacy o sul trattamento dei dati personali da parte di HQVillage (i) contatta HQVILLAGE SB SRL, Legal Privacy, Via Giordano Bruno 21, 56025 – Pontedera (PI) – Italy (ii) per questioni relative ai pagamenti, utilizza le informazioni di contatto fornite nella pagina dei “Termini” e (iii) se risiedi al di fuori degli Stati Uniti, utilizza le informazioni di contatto del tuo titolare del trattamento fornite nella Sezione 3. Responsabile della protezione dei dati (DPO).

 

Clienti aziendali e collaboratori

Questa pagina integra l’Informativa sulla Privacy di HQVillage per i Clienti aziendali come descritto di seguito.

1. INFORMAZIONI FORNITE AI CLIENTI AZIENDALI

Se colleghi il tuo Account HQVillage all’Account HQVillage di una società o altra organizzazione (una “Azienda“), ad esempio aggiungendo il tuo indirizzo e-mail professionale, o hai una prenotazione effettuata da terzi (come un futuro datore di lavoro o altra entità) o tramite un coupon riconducibile a un’Azienda (come un coupon per pagare un alloggio per un evento aziendale, come l’onboarding, l’orientamento, riunioni ecc.) attraverso uno dei nostri prodotti per aziende, tale Azienda avrà accesso al tuo nome, ai tuoi recapiti, alle autorizzazioni e ai ruoli, alle informazioni di prenotazione nonché ad altre informazioni relative al tuo viaggio d’affari.

2. INFORMAZIONI SUGLI OSPITI FORNITE A CLIENTI DI HQVILLAGE

Se hai collegato il tuo Account HQVillage a un’Azienda o hai delegato una parte affinché prenoti un viaggio per te e figuri in una prenotazione, possiamo comunicare i dati relativi alla prenotazione all’Azienda, nella misura necessaria all’adeguata esecuzione del contratto stipulato tra HQVillage e l’Azienda. In genere, tali dati includono informazioni relative alla prenotazione, quali il tuo nome, le date della prenotazione, il numero di ospiti, i prezzi, i dettagli dell’Annuncio, l’indirizzo dell’Alloggio e altre informazioni correlate. Su richiesta tua o della tua Azienda, potremo inoltre condividere tali informazioni al fine di aiutare i fornitori di servizi ingaggiati dall’Azienda. In caso di una controversia o emergenza che riguarda la prenotazione di un soggiorno per motivi di lavoro, HQVillage può inoltre condividere ulteriori informazioni del caso per risolvere il problema in modo rapido e sicuro.